近年来，国内流通性质的中小企业中似乎存在这样一种定势："不扩张就会被挤掉，一扩张就会垮掉"。行业竞争迫使流通企业必须不断发展壮大，通过分销网点的进一步扩张实现规模经营，获取竞争优势；同时，公司规模及分支机构的扩张也给管理带来新的难题，常常是规模上去了，内部经营也陷入了混乱，导致整体企业效益下滑。如何解决中小企业的业务发展与管理落后的矛盾，使企业走上一条可持续成长之路？不妨看看青岛正泰电气公司的解决之道――
青岛奥博软件有限公司总经理 许国山
好多中小企业目前最需要管理的是影响公司发展的最重要部分，尚不急于全面信息化，只要以后能有扩展空间就行。德力西、正泰、施耐得、环宇、梅兰日兰、大东气动等等有许多分公司或经销商，他们最关心的是销售、库存，其次才是财务。这些公司每天有大量业务，人员非常紧张，不太可能因一个软件就培训一两个月，然后还要再将软件试运行一段时间。但同时这些公司又很需要信息，因为公司产品常常是有200多种类，40000多种型号，没有信息化，谁都不可能知道各个仓库中有多少货？
我国低压电器生产厂家因生产产品品种、规格繁多，因此各道工序多且琐碎，针对这样的企业如何实现信息化，现以《管家婆》软件应用于正泰集团青岛电气有限公司为例，予以说明。
安装软件：正版为经营管理安全打下基础
《管家婆》为进销存财务一体化管理软件，1996年推出。该软件充分考虑到中国国情下的中小企业规模小，管理不健全等特点，方便实用的"傻瓜式"操作恰到好处地解决了中小企业财务管理中的许多现实问题，5年来其同类软件有90%产品已在市场上销声匿迹，但《管家婆》却成为针对中小企业流行软件，该软件优势由此可见。
管家婆软件简单、易用的特点深受广大中小企业用户的欢迎，因此其“盗版”软件也十分盛行。据不完全统计，目前市场上“管家婆”正版用户与盗版用户的比例大约为1：4。任我行的客户服务中心经常遇到这样的情景：“管家婆”盗版用户由于误操作或遭遇电脑病毒导致企业数据损坏，企业日常经营陷入混乱或停顿，用户不得不求助任我行，可由于是盗版用户，无法享受售后服务。企业在安装软件时，一定要善于识别盗版，因为盗版将会给企业带来经营管理的不安全性。
这老板如此解释自己使用盗版的原因："许多人之所以使用盗版"管家婆"，其中一个原因就是觉得正版价格太高了，软件厂商只要把正版价格稍微调整，调整到用户在心理上可以接受的价格，就很愿意转向正版，毕竟管理软件不同于一般的工具软件，公司经营总要有个保障才好，在盗版和安全之间，用户往往会有个权衡。"
解决问题：实现信息快捷实时统一：
公司几百个种类，几万种产品，名称、规格、型号、单位、几种预设售价！
需要5个人录入一个月，但这是必须要进行的工作，也是今后工作的基础。为了以后工作的方便，为了其它公司上管理软件时可以导入，青岛正泰电器公司的领导和员工为上此软件晚上加班加点完成了。基础的录入工作完成后，软件经调试后，进行了运行，运行后企业发现该软件能解决如下问题：
在使用管理软件之前，财务记帐完全依靠手工操作，进、销、存的财务通过纸质的方式传递单据。人海战术,完全依赖于人的记忆来做帐,下库存、写编码，人员的替换成本高；进行了大量的重复操作,浪费资源；信息不统一，造成了月底对帐的麻烦；流程和规范不可复制……
现在所有的单据只需要一次性操作，直接可以在资产负债表中反映，提高了工作的效率，也节约了相当的人力成本，连财务人员的数量都减少了。
以前的运作模式，每个门店、每个分公司都有自己的一套帐，往来对帐非常烦琐。
使用管理系统以后，门店、分公司与总公司的往来帐都在一套系统中可以看看清清楚楚。每一笔的销售和收款都可以在一个系统中进行查询。一方面，避免了很多认为因素的损失，另一方面也可以使资金更快的得到回收。
随着公司规模的不断扩大，公司的人员也在膨胀之中，需要一个管理的工具使人员工作透明化。最大程度的减少公司因为人为的原因而造成的损失。
严格的权限划分，使每个人各施其责，在自己的权限范围之内开展自己的工作。避免越权的行为产生，规范公司的管理。
收到效果：管理实现动态控制
应用了《管家婆》软件实施信息化管理后，取得了以下的主要管理效益：
一、企业所有的业务流进行控制：
企业以往对整个业务系统基本上是手工在控制或者没有控制，过去一个业务或费用流程一般要经过手工签字，而且签字时比较被动，流于形式，效率较低。在采用了软件进行业务流程控制之后，各业务单据（如费用单、采购单、付款、盘存等各种单据）均可以在网上签字，经过各级流程审核通过后正式生效。而在签字活动过程中，主管可以仔细查看原料的详情、历史价格、信用额度、往来账款、费用计划等等情况。使整个的业务层层审核、有条不紊。
二、系统解决了业务系统与财务系统两大主要企业IT应用。
业务系统对采购、存货、销售、仓库、费用、资金等在业务层进行管理。业务系统可以单独出业务系统的全面报表，可以随时看到以业务系统数据为基础的资产与利润情况，每一笔业务的发生，都可以立即改变当时的收支状况表。每一笔现金的收支，都可以立即反映到业务的资金报表中去，使数据的即时性、真实性得到了极大的提高。
财务系统包括总账、明细账、出纳、固定资产、工资、财务报表等几大模块。由于整个业务系统与财务系统结合使用，主要会计凭证为接受业务系统的机制凭证，再根据需要制作少量的投资、权益变化等会计凭证，进行审核、记账等少量工作，再根据公司需要对进行报表的调整，大大减少了财务人员的工作量，使财务人员不再将主要时间放在凭证与报表处理中，而将主要精力放在财务分析与财务控制上，发挥出财务人员最重要的监督与控制作用。